Supporto per le attività dell'Ufficio Segreteria generale, organizzazione e relazioni esterne

A titolo esemplificativo, la persona si occuperà della:

• gestione dell’indirizzario contenente i contatti della Scuola IMT: aggiornamento dati e informazioni relative ai contatti, incluso il reperimento delle informazioni tramite attività di recall, sia a livello locale che nazionale. Supporto nello studio di fattibilità sulla implementazione/acquisto di nuovi strumenti informatici per gli scopi sopra elencati. Supporto nella fase di trasferimento dei dati dal sistema informativo attuale;
• supporto nelle attività di organizzazione degli eventi istituzionali e di ricerca della Scuola con particolare riferimento ai recall in prossimità degli eventi, alla preparazione e compilazione della modulistica cartacea ed elettronica necessaria per il corretto svolgimento degli eventi e all’inserimento delle informazioni nei sistemi informativi in uso alla Scuola, sia ai fini della corretta e ampia diffusione, sia per la gestione degli ospiti e speaker degli eventi;
• supporto alle attività di segreteria di direzione, in particolare per la gestione della corrispondenza relativa agli inviti, l’organizzazione delle missioni del Direttore e dei docenti della Scuola (pianificazione della trasferta, acquisto biglietteria aerea e ferroviaria, prenotazioni alberghiere), l’inserimento degli appuntamenti in agenda e le pratiche di rimborso spese tramite compilazione dell’apposita modulistica, anche mediante i sistemi informativi della Scuola.

Saranno altresì valutate:

• esperienza lavorativa nell’ambito della gestione e aggiornamento di database finalizzati alla raccolta di informazioni per il corretto svolgimento e divulgazione di eventi in particolare modo in ambito universitario;
• esperienza nell’organizzazione di meeting e trasferte di lavoro (prenotazioni alberghiere e organizzazione viaggi);
• buona conoscenza del territorio locale;
• esperienza nell’ambito della organizzazione di eventi in particolare modo in ambito universitario;
• buona conoscenza della lingua inglese;
• capacità di relazionarsi con il pubblico;
• ottima conoscenza degli applicativi informatici più diffusi, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo Word, Power Point, Excel, Access.

12 mesi